When Addiction or Mental Health Affects Work: The Call That Prompted My Latest Guidance on the Duty to Accommodate

Why Employees and Employers Cannot Afford to Get Accommodation Wrong

Recently, I received a call from an employee that reflects one of the most legally sensitive — and misunderstood — issues facing Canadian workplaces today.

The employee was not looking to start a legal dispute. They were trying to understand whether they were about to lose their job.

They explained that they were struggling with addiction and mental health challenges. Their attendance had changed. Their performance was inconsistent. Workplace conversations had shifted toward discipline.

Their question was direct:

“Can my employer terminate me because of this?”

That conversation is precisely why I wrote my most recent newsletter on the Duty to Accommodate involving addiction and mental health.

Because the reality is this:

👉 Employees often do not understand their rights.

👉 Employers often misunderstand their legal obligations.

👉 And when either side gets it wrong, the consequences are significant.

Accommodation Is Not Compassion — It Is Law

One of the largest misconceptions in workplaces is that accommodation is optional or discretionary.

It is not.

Under Canadian human rights legislation, addiction and many mental health conditions are legally recognized disabilities, including:

• Alcohol or substance dependence

• Prescription medication misuse

• Anxiety and depression

• PTSD and adjustment disorders

• Other psychological conditions affecting work functioning

Once disability may be involved, workplace decisions move from performance management into human rights compliance.

This distinction is critical.

Employers are no longer simply managing behavior — they must consider whether accommodation obligations are triggered.

The Moment Risk Begins

During our discussion, the employee described warning signs frequently seen before legal disputes arise:

• Discipline beginning without inquiry into health factors

• Performance concerns escalating quickly

• Observable distress ignored

• Behaviour treated strictly as misconduct

Canadian law imposes what is known as a duty to inquire.

If there are indicators that a disability may exist, employers must explore accommodation before moving toward termination or discipline.

Silence is not compliance.

At the same time, employees also carry responsibilities.

Accommodation requires participation, including:

• Providing appropriate medical information,

• Cooperating in accommodation planning, and

• Engaging in recovery or treatment efforts where applicable.

Accommodation is a collaborative legal process — not immunity from workplace expectations.

Safety-Sensitive Workplaces: Complexity Does Not Remove Obligation

Many employers believe accommodation disappears where safety concerns exist.

It does not.

In construction, trades, healthcare, transportation, and other safety-sensitive environments, employers must instead conduct a more careful analysis, which may include:

✔ Temporary reassignment

✔ Removal from safety-sensitive duties

✔ Medical assessment

✔ Leave for treatment

✔ Graduated return-to-work plans

Termination should rarely be the starting point.

Failing to explore alternatives can expose organizations to Human Rights Tribunal liability.

Why the Stakes Are High for Both Parties

This issue affects organizational stability and individual livelihoods alike.

Employees risk:

• Loss of employment during medical vulnerability

• Income and benefits interruption

• Long-term career impact

Employers risk:

• Human rights complaints

• Constructive dismissal claims

• Reprisal allegations

• Significant financial damages

• Cultural and reputational harm

For small and medium-sized businesses in particular, one accommodation failure can become operationally disruptive and financially costly.

What “Undue Hardship” Actually Means

Another concern raised during the call was whether employers can simply conclude accommodation is “too difficult.”

Legally, undue hardship is a high evidentiary threshold.

It does not include:

• Administrative inconvenience

• Frustration or morale concerns

• Moderate cost

• Managerial discomfort

Undue hardship requires demonstrable proof of:

• Significant financial impact,

• Health and safety risks that cannot be mitigated, or

• Operational impossibility.

Most workplaces never reach this threshold.

Why I Wrote the Newsletter

The employee who called me did not want conflict.

They wanted clarity.They wanted fairness.They wanted the opportunity to recover while remaining employed.

Most employers want the same outcome — but lack structured guidance on how to balance operational needs with legal obligations.

The duty to accommodate is not about taking sides.

It protects:

• Employee dignity, and

• Employer stability.

Handled correctly, accommodation strengthens retention, culture, and compliance.

Handled poorly, it creates preventable legal exposure.

Final Thought

Addiction and mental health are no longer peripheral workplace issues.

They are core workplace realities.

The call I received happens every day across Canada — often before either party fully understands the legal implications.

That conversation is why I wrote my latest newsletter.

Because when accommodation is misunderstood, everyone carries the risk.

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D&DCPD Workplace Protection & Compliance Group

Protecting workplaces — and the people within them.

Lorsque la dépendance ou la santé mentale affecte le travail : l’appel qui a motivé mon plus récent article sur l’obligation d’accommodement

Pourquoi employeurs et employés ne peuvent pas se permettre de se tromper

Récemment, j’ai reçu l’appel d’un employé confronté à une situation devenue de plus en plus fréquente dans les milieux de travail canadiens.

Cette personne ne cherchait pas à intenter une poursuite.Elle voulait simplement comprendre si elle risquait de perdre son emploi.

Elle vivait des difficultés liées à la dépendance et à la santé mentale. Son rendement variait. Son assiduité était affectée. Les discussions au travail commençaient à porter sur des mesures disciplinaires.

La question posée était simple :

« Mon employeur peut-il me congédier pour cela? »

Cet appel est exactement la raison pour laquelle j’ai rédigé ma plus récente infolettre portant sur l’obligation d’accommodement en matière de dépendance et de santé mentale.

Car la réalité est la suivante :

👉 Les employés connaissent rarement pleinement leurs droits.

👉 Les employeurs comprennent souvent mal leurs obligations légales.

👉 Et lorsque l’un ou l’autre se trompe, les conséquences peuvent être majeures.

L’accommodement n’est pas une faveur — c’est une obligation légale

Au Canada, la dépendance et plusieurs troubles de santé mentale constituent des handicaps protégés par les lois sur les droits de la personne, notamment :

• Trouble lié à l’usage d’alcool ou de drogues

• Mauvaise utilisation de médicaments prescrits

• Anxiété et dépression

• TSPT et troubles d’adaptation

• Autres conditions psychologiques

Dès qu’un handicap peut être en cause, la gestion du rendement devient une question de conformité aux droits de la personne.

Le point où le risque juridique commence

L’employé décrivait des situations fréquemment observées avant un litige :

• Discipline imposée sans analyse médicale

• Problèmes de rendement traités comme inconduite

• Signes évidents de détresse ignorés

L’employeur possède alors un devoir d’enquête.

Ignorer ces indices peut entraîner une responsabilité juridique importante.

Les employés ont également des obligations :

• Fournir l’information médicale requise,

• Participer au processus,

• Collaborer au plan d’accommodement.

L’accommodement est un processus partagé.

Milieux à risque : la sécurité ne supprime pas l’obligation

Dans les secteurs sensibles à la sécurité — construction, transport, santé — l’obligation demeure.

L’analyse peut inclure :

✔ Réaffectation temporaire

✔ Retrait de tâches critiques

✔ Évaluation médicale

✔ Congé pour traitement

✔ Retour progressif au travail

Le congédiement ne devrait presque jamais être la première étape.

Des enjeux importants pour tous

Risques pour les employés :

• Perte d’emploi pendant une période vulnérable

• Perte de revenus et d’avantages sociaux

• Impact professionnel durable

Risques pour les employeurs :

• Plaintes en droits de la personne

• Congédiement déguisé

• Allégations de représailles

• Dommages financiers importants

Les PME sont particulièrement exposées.

Le véritable sens du « préjudice injustifié »

Le préjudice injustifié ne signifie pas :

• Inconvénient administratif

• Frustration

• Coût modéré

Il exige la preuve de :

• Impact financier majeur,

• Risque sérieux pour la sécurité,

• Impossibilité opérationnelle réelle.

Le seuil demeure élevé.

Pourquoi cet article était nécessaire

L’employé qui m’a appelé voulait simplement continuer à travailler tout en se rétablissant.

La majorité des employeurs souhaitent également trouver une solution — mais sans toujours connaître le cadre juridique approprié.

L’obligation d’accommodement protège :

• la dignité de l’employé, et

• la stabilité organisationnelle.

Bien appliquée, elle renforce la culture et réduit les risques.

Mal appliquée, elle crée des litiges évitables.

Réflexion finale

La dépendance et la santé mentale sont désormais des réalités incontournables du monde du travail.

L’appel que j’ai reçu se répète chaque jour.

C’est précisément pour cette raison que j’ai rédigé cette infolettre.

Parce que lorsque l’accommodement est mal compris, tout le monde en subit les conséquences.

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Protéger les milieux de travail — et les personnes qui y travaillent.