D&DCPD WORKPLACE PROTECTION NEWSLETTER: Your Management May Be Creating Legal Liability — And Most Business Owners Don’t Even Know It
EN/FR
Most small and mid-sized businesses do not have an HR or Legal department.
Instead, they rely on owners, supervisors, foremen, project managers, office managers, or senior staff to handle employee issues.
That works — until it doesn’t.
After more than 15 years in employment law, workplace investigations, and administrative tribunals, I can tell you that many legal disputes do not start with a malicious employer.
They start with a well-intentioned manager making decisions they were never trained to make.
And those decisions can create serious legal exposure.
Where Problems Usually Start
In many organizations, managers are asked to deal with issues like:
• performance concerns
• discipline• workplace conflict
• accommodation requests
• medical leaves
• harassment complaints• safety incidents
The problem is that most managers have never been trained in employment law, workplace investigations, or compliance obligations.
They are simply trying to run the business.
Unfortunately, the way they handle these situations can unintentionally expose the company to liability.
Real-World Examples
I regularly see situations like this:
A supervisor texts an employee after hours demanding an explanation for an absence.
A foreman tells a worker with an injury that “if you can’t do the job, maybe you shouldn’t be here.”
A manager keeps personal notes about an employee outside the HR system.
An office manager asks an employee about their medical condition instead of requesting proper documentation.
A project manager acts on feelings of frustration and fires a contractor or employee on the spot without considering the legal consequences of the working relationship.
A site supervisor talks about an employee's medical disability or reason for his/her absence from work.
A contractor withholds payment from a contractor without a contract to support the action.
None of these managers intended to create a legal issue.
But each of these situations can lead to:
• employment standards complaints
• human rights applications
• wrongful dismissal claims
• workplace investigations
• Ministry of Labour involvement
• WSIB disputes
The Cost of Reactive Actions
Many businesses only call for help after a complaint has already been filed.
At that point, the costs increase quickly:
legal fees
waisted management time
workplace disruption
damage to reputation
employee turnover
Preventing these issues is far less expensive than defending them.
The Real Risk: Informal Practices
One of the biggest risks for growing companies is informal internal and external practices.
When workplace issues are handled through informal conversations, personal messages, or undocumented decisions, organizations lose control over the process.
When a dispute arises, there is often no clear record of what happened or why decisions were made.
This is where many cases are lost.
What Strong Workplace Protection Looks Like
Businesses that avoid these problems typically have:
• clear workplace policies
• structured discipline procedures
• proper documentation practices
• trained managers
• accommodation processes
• investigation procedures
• clear contractor vs employee classifications
These systems create predictability, fairness, and legal protection.
How D&DCPD Helps
At D&DCPD Workplace Protection & Compliance Group, we help organizations build systems that prevent workplace disputes before they turn into litigation.
Our work includes:
• workplace compliance reviews
• policy development
• HR systems for growing businesses
• workplace investigations
• contractor vs employee assessments
• accommodation guidance
• Ministry of Labour and WSIB matters
• Proper B2B contracts
The goal is simple:
Protect what you’ve built.
Final Thought
Most workplace disputes do not start in courtrooms.
They start in everyday conversations between managers and employees.
The right systems — and the right guidance — can prevent those conversations from becoming legal problems.
📞 613-866-8637
Darcy Daoust
D&DCPD Workplace Protection & Compliance Group
Helping Canadian businesses stay compliant while protecting employee rights.
🇫🇷
Vos gestionnaires créent des risques juridiques — sans même le savoir
La plupart des petites et moyennes entreprises n’ont pas de service des ressources humaines.
Elles s’appuient plutôt sur des superviseurs, contremaîtres, gestionnaires de projets ou responsables administratifs pour gérer les enjeux liés aux employés.
Cela fonctionne… jusqu’au jour où cela ne fonctionne plus.
Après plus de 15 ans en droit de l’emploi, enquêtes en milieu de travail et litiges administratifs, je peux affirmer que la majorité des conflits juridiques ne commencent pas avec un employeur mal intentionné.
Ils commencent souvent avec un gestionnaire bien intentionné qui prend des décisions pour lesquelles il n’a jamais été formé.
Et ces décisions peuvent créer des risques juridiques importants.
Où les problèmes commencent
Dans plusieurs organisations, les gestionnaires doivent gérer :
• les problèmes de performance
• les mesures disciplinaires
• les conflits entre employés
• les demandes d’accommodement
• les congés médicaux
• les plaintes de harcèlement
• les incidents de santé et sécurité
Le problème est que la plupart des gestionnaires n’ont jamais reçu de formation en droit du travail ou en conformité en milieu de travail.
Ils essaient simplement de faire fonctionner l’entreprise.
Mais la manière dont ces situations sont gérées peut involontairement exposer l’entreprise à des risques juridiques.
Exemples concrets
Voici des situations que je vois régulièrement :
Un superviseur envoie des messages texte à un employé après les heures de travail pour exiger des explications.
Un contremaître dit à un travailleur blessé :« Si tu ne peux pas faire le travail, tu ne devrais peut-être pas être ici. »
Un gestionnaire conserve des notes personnelles sur un employé en dehors du système RH.
Un responsable administratif demande directement à un employé quel est son problème médical.
Un gestionnaire met fin immédiatement à la relation avec un contractuel sans analyser la nature réelle de la relation de travail.
Dans chacune de ces situations, personne ne cherchait à créer un problème juridique.
Mais ces actions peuvent mener à :
• des plaintes aux normes d’emploi
• des requêtes devant le Tribunal des droits de la personne
• des recours pour congédiement injustifié
• des enquêtes en milieu de travail
• l’intervention du ministère du Travail
• des litiges liés à la WSIB
Le coût d’une approche réactive
Beaucoup d’entreprises demandent de l’aide après qu’une plainte a déjà été déposée.
À ce moment-là, les coûts augmentent rapidement :
frais juridiques
temps de gestion
perturbations internes
atteinte à la réputation
roulement du personnel
Prévenir ces problèmes coûte presque toujours beaucoup moins cher que de les défendre.
Le véritable risque : les pratiques RH informelles
L’un des plus grands risques pour les entreprises en croissance est la gestion informelle des ressources humaines.
Lorsque les décisions sont prises dans des conversations informelles, des messages texte ou sans documentation claire, l’entreprise perd le contrôle du processus.
Lorsqu’un conflit survient, il n’existe souvent aucune trace claire de ce qui s’est réellement passé.
C’est souvent à ce moment que les dossiers se perdent.
À quoi ressemble une véritable protection du milieu de travail
Les entreprises qui évitent ces problèmes ont généralement :
• des politiques claires
• des procédures disciplinaires structurées
• des pratiques de documentation solides
• des gestionnaires formés
• des processus d’accommodement
• des procédures d’enquête
• une classification claire des travailleurs (employés vs contractuels)
Ces systèmes créent prévisibilité, équité et protection juridique.
Comment D&DCPD peut aider
Chez D&DCPD Workplace Protection & Compliance Group, nous aidons les organisations à mettre en place des systèmes qui préviennent les conflits en milieu de travail avant qu’ils ne deviennent des litiges.
Nos services comprennent :
• audits de conformité en milieu de travail
• développement de politiques
• systèmes RH pour entreprises en croissance
• enquêtes en milieu de travail
• analyse employé vs contractuel
• conseils en accommodement
• dossiers liés au ministère du Travail et à la WSIB
L’objectif est simple :
Protéger ce que vous avez bâti.
📞 613-866-8637
Darcy Daoust
D&DCPD Workplace Protection & Compliance Group
Aider les entreprises canadiennes à demeurer conformes tout en protégeant les droits des employés.
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