Bulletin D&DCPD Protection et conformité en milieu de travail : Rapports de conformité sur l’accessibilité à déposer avant le 31 décembre 2026 — Votre entreprise est-elle prête?
Employeurs de l’Ontario : une autre échéance importante en matière de conformité approche.
Si votre entreprise ou organisme sans but lucratif compte 20 employés ou plus en Ontario, vous devez déposer un rapport de conformité sur l’accessibilité au plus tard le 31 décembre 2026, conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).
Il s’agit d’une obligation légale. Le défaut de produire le rapport peut entraîner des mesures d’application de la loi, notamment des pénalités financières.
Mais respecter l’échéance ne constitue qu’une partie de vos responsabilités.
La véritable question est de savoir si votre organisation respecte réellement ses obligations en matière d’accessibilité.
Qui doit produire un rapport?
Les entreprises et les organismes sans but lucratif de l’Ontario comptant 20 employés ou plus doivent produire un rapport de conformité sur l’accessibilité tous les trois ans.
Le calcul des effectifs peut comprendre les employés à temps plein, à temps partiel, saisonniers et certains travailleurs contractuels. Les véritables entrepreneurs indépendants sont généralement exclus.
Les organisations comptant moins de 20 employés ne sont pas tenues de produire ce rapport, mais elles doivent néanmoins respecter les exigences d’accessibilité qui leur sont applicables.
Les organisations désignées du secteur public sont soumises à un cycle distinct de deux ans. Leur dernière échéance était le 31 décembre 2025 et les rapports non déposés demeurent exigibles.
Que devraient vérifier les employeurs avant de produire leur rapport?
Le rapport de conformité constitue une autoévaluation du respect des exigences applicables en matière d’accessibilité.
Avant de le soumettre, les employeurs devraient notamment examiner :
Les politiques d’accessibilité : Les politiques requises sont-elles en place et à jour?
La formation : Les employés et les autres personnes visées ont-ils reçu la formation nécessaire?
Le recrutement et l’intégration : Les processus sont-ils accessibles aux candidats ayant un handicap?
Les accommodements : Des procédures permettent-elles de reconnaître et de traiter les besoins d’accommodement?
Le retour au travail : Les absences et les retours au travail liés à un handicap sont-ils gérés correctement?
Les communications accessibles : Les renseignements peuvent-ils être fournis dans des formats accessibles lorsque nécessaire?
La documentation : Les dossiers nécessaires pour démontrer la conformité sont-ils conservés?
Les organisations comptant 50 employés ou plus sont assujetties à des exigences supplémentaires, notamment la documentation de leurs politiques d’accessibilité et l’élaboration d’un plan d’accessibilité pluriannuel.
La production du rapport ne remplace pas l’obligation de maintenir des pratiques conformes tout au long de l’année.
Comment produire votre rapport?
Le gouvernement de l’Ontario met à la disposition des organisations un portail électronique pour produire leur rapport.
Vous devrez notamment disposer des renseignements sur votre organisation, de votre nombre d’employés et d’une personne autorisée à certifier le rapport.
Comment D&DCPD peut vous aider
Chez D&DCPD Workplace Protection and Compliance Group, nous croyons qu’il vaut mieux prévenir les problèmes de conformité que d’y réagir lorsqu’ils surviennent.
Nous aidons les employeurs ontariens à examiner leurs pratiques, leurs politiques et leurs procédures, à identifier les lacunes en matière d’accessibilité et à améliorer leurs processus de recrutement, d’accommodement, de formation, de relations avec les employés et de retour au travail.
Nous pouvons également aider les organisations à se préparer à leurs obligations de déclaration en examinant les exigences applicables et en identifiant les questions à régler avant la certification du rapport.
N’attendez pas le 31 décembre pour découvrir que votre organisation n’est pas prête.
Le bon moment pour examiner vos obligations est avant l’échéance — et avant qu’une plainte ou une enquête survienne.
D&DCPD Workplace Protection and Compliance Group
Protégez ce que vous avez bâti.
Ce bulletin fournit des renseignements généraux sur les exigences ontariennes en matière d’accessibilité et ne constitue pas un avis juridique. Les obligations particulières varient selon la taille, le secteur et la situation de chaque organisation.
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