Vous n’avez pas d’employés? Votre entreprise comporte quand même des risques — et D&DCPD peut vous aider à protéger ce que vous avez bâti

Plusieurs propriétaires de petites entreprises entendent les mots « protection » ou « conformité » et pensent immédiatement :

« Cela ne s’applique pas à moi. Je n’ai pas d’employés. »

Mais les employés ne représentent qu’une partie des risques liés à l’exploitation d’une entreprise.

Même si vous travaillez seul, votre entreprise peut dépendre quotidiennement de :

Clients.

Entrepreneurs.

Sous-traitants.

Fournisseurs.

Professionnels.

Partenaires de référence.

Et autres entreprises.

Chacune de ces relations peut influencer votre capacité à être payé, à terminer un projet correctement, à respecter les attentes et à demeurer rentable.

Vous n’avez peut-être pas d’employés — mais vous avez quand même des contrats, des factures, des obligations, des relations et des risques.

C’est là que D&DCPD Workplace Protection and Compliance Group peut vous aider.

Obtenir le contrat n’est que la moitié du travail — il faut aussi être payé

Pour une petite entreprise, quelques comptes impayés peuvent rapidement créer un problème de trésorerie.

Vous effectuez le travail.

Vous envoyez la facture.

Trente jours passent.

Puis soixante.

Puis quatre-vingt-dix.

Le client cesse de répondre.

Ou il conteste soudainement le montant.

Ou affirme ne pas avoir compris le prix.

Ou prétend que certains travaux n’avaient jamais été autorisés.

Pendant ce temps, vous avez déjà consacré votre temps, payé vos dépenses et effectué le travail.

Pour une petite entreprise, cela peut avoir des conséquences immédiates.

C’est pourquoi les comptes clients ne devraient pas être considérés uniquement comme une question de comptabilité.

Ils font également partie de la gestion de l’entreprise.

Une bonne stratégie de recouvrement commence avant que le compte soit en souffrance

Le meilleur moment pour réfléchir au recouvrement d’une facture n’est pas 90 jours après son échéance.

C’est avant de commencer le travail.

Des ententes claires peuvent notamment préciser :

• le travail qui sera effectué

• ce qui est inclus dans le prix

• ce qui ne l’est pas

• les montants exigibles

• les dépôts

• le calendrier de facturation

• les échéances de paiement

• la façon d’autoriser du travail supplémentaire

• les modalités d’annulation

• les conséquences de la fin de la relation

• la façon de gérer les différends

Plus la relation est claire au départ, plus il est facile de gérer les désaccords plus tard.

Les travaux supplémentaires peuvent réduire silencieusement votre rentabilité

Un client vous engage pour une tâche.

Puis il demande :

« Pourriez-vous simplement ajouter ceci? »

Puis une autre demande arrive.

Et encore une autre.

Vous voulez satisfaire le client, alors vous effectuez le travail.

Mais personne ne confirme clairement si le travail supplémentaire sera facturé.

Un projet qui devait être rentable devient progressivement beaucoup moins intéressant.

C’est pourquoi les ententes, les procédures de modification et la documentation sont importantes.

Une bonne relation commerciale ne nécessite pas une bureaucratie inutile.

Elle nécessite de la clarté.

Les entrepreneurs et sous-traitants créent également des risques

Une entreprise sans employés peut dépendre fortement d’entrepreneurs indépendants et de sous-traitants.

Cela soulève plusieurs questions importantes.

Qui est responsable du travail?

Qui fournit l’équipement?

Qui possède l’assurance appropriée?

Qui corrige les erreurs?

Qui est propriétaire du produit du travail?

Quelles informations doivent demeurer confidentielles?

L’entrepreneur peut-il communiquer directement avec vos clients?

Que se passe-t-il lorsque la relation prend fin?

Quels documents, renseignements ou biens doivent être retournés?

Que se passe-t-il lorsque les échéances ne sont pas respectées?

Et la personne est-elle réellement un entrepreneur indépendant ou la relation pourrait-elle soulever des questions de classification?

Ces questions devraient être abordées au début de la relation, et non lorsqu’elle se détériore.

Vos relations avec d’autres entreprises ont également besoin d’une structure

Les petites entreprises collaborent fréquemment avec d’autres entreprises.

Il peut s’agir :

de références,

de projets communs,

de relations de consultation,

de partenariats marketing,

de sous-traitance,

ou de clients partagés.

Ces relations commencent souvent dans l’enthousiasme.

Deux propriétaires voient une occasion.

Ils décident de « travailler ensemble ».

Mais que signifie réellement cette collaboration?

Qui possède la relation avec le client?

Comment les honoraires seront-ils divisés?

Qui facture?

Qui est responsable de chaque partie du travail?

Que se passe-t-il si un problème survient?

Qu’arrive-t-il aux renseignements confidentiels?

Que se passe-t-il lorsque la collaboration prend fin?

Il est beaucoup plus facile de gérer ces questions avant qu’un désaccord ou une somme d’argent importante soit en jeu.

Lorsqu’un compte est déjà impayé, il ne faut pas simplement l’ignorer

Parfois, les mesures préventives n’étaient pas en place.

Le travail est déjà terminé.

La facture est en souffrance.

Et le client ne paie pas.

À ce stade, l’objectif est de gérer la situation de façon stratégique.

Cela peut notamment comprendre :

l’examen de l’entente et des factures,

l’organisation des courriels et documents,

la confirmation du travail effectué,

l’identification du montant impayé,

la préparation d’une correspondance professionnelle de demande de paiement,

la réponse aux contestations,

la négociation,

la mise en place d’un échéancier de paiement,

et l’évaluation de la nécessité d’une intervention plus formelle.

Lorsqu’une représentation juridique ou une procédure judiciaire devient nécessaire, D&DCPD peut aider à organiser le dossier et à coordonner la transition vers un avocat approprié.

Chaque facture impayée ne devrait pas automatiquement devenir une poursuite.

Mais un propriétaire d’entreprise ne devrait pas non plus abandonner automatiquement de l’argent légitimement gagné.

Protéger la relation sans sacrifier l’entreprise

L’un des défis les plus importants pour une petite entreprise est de trouver l’équilibre entre la relation avec le client et les besoins de l’entreprise.

Vous voulez conserver vos clients.

Vous voulez des références.

Vous ne voulez pas de conflit.

Alors certains propriétaires tolèrent trop longtemps des situations problématiques.

Les paiements tardifs deviennent normaux.

Le travail supplémentaire devient une attente.

Les échéances deviennent facultatives.

La relation devient de plus en plus déséquilibrée.

Protéger votre entreprise ne signifie pas devenir agressif.

Cela signifie devenir plus clair.

L’objectif n’est généralement pas de détruire la relation.

Il est d’établir les attentes nécessaires pour que la relation puisse continuer de façon saine et rentable.

Une bonne documentation protège votre entreprise

Après une conversation importante, confirmez l’entente par écrit.

Lorsque la portée du travail change, documentez le changement.

Lorsqu’un client approuve du travail supplémentaire, conservez l’autorisation.

Lorsque les modalités de paiement changent, confirmez-les.

Lorsqu’un entrepreneur ne respecte pas une échéance, documentez ce qui s’est produit.

Avec le temps, les gens se souviennent différemment des conversations.

Une bonne documentation n’élimine pas tous les différends.

Mais elle peut considérablement améliorer votre capacité à comprendre les faits et à expliquer votre position.

Comment D&DCPD aide les entreprises sans employés

D&DCPD ne travaille pas uniquement avec des employeurs.

Nous pouvons également aider les entreprises exploitées par leur propriétaire, les travailleurs autonomes, les consultants, les professionnels et les petites sociétés à protéger les relations commerciales qui permettent à leur entreprise de fonctionner.

Notre soutien peut notamment comprendre :

• les ententes de services

• les ententes avec des entrepreneurs indépendants

• les ententes de sous-traitance

• la portée des travaux

• les modalités de paiement

• les dépôts et structures de facturation

• les obligations de confidentialité

• les processus de documentation

• la gestion des relations commerciales

• les différends avec les entrepreneurs

• les différends entre entreprises

• les comptes impayés

• la correspondance de demande de paiement

• la négociation

• les échéanciers de paiement

• les communications difficiles avec des clients

• la planification de la fin d’une relation contractuelle

• la préparation d’un dossier devant être transmis à un avocat lorsque nécessaire

Notre approche est pratique :

Protéger la relation lorsque cela est possible. Protéger l’entreprise lorsque cela est nécessaire.

Protégez votre entreprise avant qu’un problème survienne

N’attendez pas qu’une facture soit impayée pour réfléchir aux modalités de paiement.

N’attendez pas qu’une relation avec un entrepreneur s’effondre pour examiner l’entente.

N’attendez pas qu’un client conteste le travail pour documenter ce qui avait été autorisé.

N’attendez pas qu’un désaccord financier survienne pour déterminer ce que deux entreprises avaient réellement convenu.

Le meilleur moment pour protéger une relation commerciale est lorsque tout va encore bien.

C’est à ce moment que vous avez davantage d’options.

Moins d’émotion.

Plus de coopération.

Et une meilleure possibilité de créer une relation qui fonctionne pour les deux parties.

Vous avez bâti une entreprise — protégez-la comme telle

Ne pas avoir d’employés ne signifie pas que votre entreprise est simple.

Souvent, le propriétaire fait tout :

Les ventes.

Les services.

La facturation.

Le recouvrement.

La gestion des fournisseurs.

Les entrepreneurs.

Les relations avec les clients.

La résolution des problèmes.

Et le développement de l’entreprise.

Vous ne devriez pas avoir à gérer seul chaque problème commercial.

D&DCPD aide les propriétaires d’entreprises à établir de meilleures ententes, des attentes plus claires, une meilleure documentation et des processus plus efficaces pour gérer les personnes et les entreprises dont ils dépendent.

Parce que protéger votre entreprise ne concerne pas uniquement les employés.

Il faut aussi s’assurer que le travail effectué est payé.

Que les ententes sont comprises.

Que les entrepreneurs connaissent leurs responsabilités.

Que les relations commerciales sont bien gérées.

Et que lorsqu’un problème survient, vous savez quoi faire ensuite.

Pas d’employés ne signifie pas absence de risques.

Cela signifie simplement que vos risques sont différents.

Et ils méritent eux aussi d’être gérés de façon proactive.

D&DCPD Workplace Protection and Compliance Group

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Protégez ce que vous avez bâti.

D&DCPD n’est pas un cabinet d’avocats. Cet article fournit uniquement des renseignements généraux et ne constitue pas un avis juridique. Lorsqu’une représentation juridique ou une procédure judiciaire est nécessaire, un avocat approprié peut être recommandé.